La lettera di contestazione merce non conforme è uno strumento formale che un acquirente utilizza per segnalare al fornitore che la merce ricevuta non corrisponde a quanto pattuito in termini di qualità, quantità o specifiche tecniche. Attraverso questo documento, il destinatario viene informato del problema riscontrato e invitato a porvi rimedio, ad esempio sostituendo la merce, integrando quanto manca o offrendo un rimborso. Serve quindi a tutelare i diritti dell’acquirente, avviando una procedura di reclamo che può portare a una soluzione amichevole della controversia e favorendo la corretta gestione dei rapporti commerciali.
Come scrivere una lettera contestazione merce non conforme
Una lettera di contestazione per merce non conforme deve innanzitutto riportare i dati identificativi delle parti coinvolte, ossia il nome e l’indirizzo sia del mittente (normalmente l’acquirente) sia del destinatario (il fornitore o il venditore). È fondamentale specificare con precisione i riferimenti dell’ordine o del contratto a cui la contestazione si riferisce, includendo il numero d’ordine, la data di emissione e, se possibile, eventuali codici identificativi della merce.
All’interno della lettera è necessario descrivere dettagliatamente la merce ricevuta, evidenziando in cosa questa differisca da quanto pattuito o dalle specifiche tecniche concordate. La descrizione deve includere la quantità, le caratteristiche non conformi e, se rilevante, eventuali difetti riscontrati o danni evidenti. È importante indicare la data di ricezione della merce, poiché alcuni contratti prevedono termini precisi per segnalare la non conformità. Se possibile, si dovrebbero allegare fotografie, documenti di trasporto o altre prove utili a dimostrare l’effettiva non conformità.
Nella lettera va chiaramente espresso che si tratta di una contestazione formale e vanno specificate le richieste nei confronti del fornitore, come la sostituzione della merce, il rimborso, la riparazione o altre forme di rimedio previste dal contratto o dalla normativa applicabile. Si dovrebbe infine indicare un termine entro cui si attende una risposta o la risoluzione del problema, menzionando le eventuali conseguenze di una mancata risposta, come l’attivazione di vie legali o la risoluzione del contratto. Chiude la lettera la firma del mittente, eventualmente accompagnata dal timbro aziendale, per confermare l’autenticità della contestazione.
Esempi lettera contestazione merce non conforme
Modello 1: Lettera Generica di Contestazione Merce Non Conforme
Oggetto: Contestazione per merce non conforme all’ordine
Spett.le [Nome Azienda],
con la presente, desideriamo informarVi che in data [data ricezione] abbiamo ricevuto la merce relativa all’ordine n. [numero ordine], riscontrando purtroppo che la stessa non risulta conforme a quanto pattuito in fase d’acquisto.
Pertanto, Vi chiediamo di voler provvedere tempestivamente alla sostituzione dei prodotti non conformi o, in alternativa, al rimborso dell’importo versato.
In attesa di un Vostro riscontro urgente, porgiamo distinti saluti.
[Firma]
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Modello 2: Contestazione per Merce Danneggiata
Oggetto: Contestazione per ricezione di merce danneggiata
Spett.le [Nome Azienda],
in riferimento all’ordine n. [numero ordine] da noi effettuato in data [data ordine], segnaliamo che parte della merce consegnata risulta danneggiata, come da documentazione fotografica allegata.
Vi invitiamo a volerci indicare le modalità per la sostituzione o il ritiro dei prodotti difettosi, riservandoci di adire alle vie legali in caso di mancata risoluzione.
Restiamo in attesa di un Vostro celere riscontro.
Cordiali saluti,
[Firma]
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Modello 3: Contestazione per Errata Tipologia di Prodotto
Oggetto: Reclamo per consegna di prodotto differente da quanto ordinato
Spett.le [Nome Azienda],
con la presente segnaliamo che, a seguito dell’ordine n. [numero ordine] del [data], ci è stato consegnato un prodotto diverso rispetto a quanto specificato nel nostro ordine.
Chiediamo il ritiro urgente della merce errata e la consegna del prodotto corretto, oltre alle indicazioni sulle tempistiche per la risoluzione del problema.
In attesa di gentile riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Firma]
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Modello 4: Contestazione per Quantità Errata di Merce
Oggetto: Contestazione per quantità di merce consegnata non corrispondente all’ordine
Spett.le [Nome Azienda],
desideriamo comunicarVi che l’ordine n. [numero ordine], consegnato in data [data ricezione], presenta una discrepanza nella quantità dei prodotti rispetto a quanto richiesto.
Vi chiediamo di integrare quanto mancante o, in alternativa, di procedere al rimborso della differenza.
Restiamo in attesa di una Vostra sollecita risposta.
Cordiali saluti,
[Firma]
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Modello 5: Contestazione per Difetti di Qualità della Merce
Oggetto: Reclamo per difetti di qualità riscontrati sulla merce consegnata
Spett.le [Nome Azienda],
facciamo seguito all’ordine n. [numero ordine] per segnalare che la merce ricevuta in data [data ricezione] presenta evidenti difetti di qualità non conformi alle specifiche contrattuali.
Vi invitiamo a concordare una soluzione adeguata, quale la sostituzione dei prodotti difettosi o il rimborso dell’importo pagato.
In attesa di Vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Firma]