La lettera di contestazione fattura non dovuta è un documento formale attraverso il quale un cliente comunica al fornitore che una fattura ricevuta non è corretta o non è di sua competenza, spiegando le motivazioni per cui ritiene di non doverla pagare. Questo strumento serve a tutelare il destinatario della fattura da addebiti ingiustificati e a richiedere l’annullamento, la rettifica o ulteriori chiarimenti, instaurando così un dialogo ufficiale con l’emittente e prevenendo eventuali azioni legali o solleciti di pagamento non dovuti.
Come scrivere una lettera contestazione fattura non dovuta
Una lettera di contestazione per una fattura non dovuta deve innanzitutto riportare con precisione i dati identificativi del mittente, ovvero la persona fisica o giuridica che scrive la lettera, specificando nome, cognome o ragione sociale, indirizzo completo e, se necessario, eventuali riferimenti di contatto come il numero di telefono o l’indirizzo email. È altrettanto importante indicare i dati del destinatario, ossia l’azienda o il professionista che ha emesso la fattura oggetto di contestazione, anche in questo caso con nome, cognome o denominazione sociale e indirizzo.
La lettera deve poi contenere il riferimento specifico alla fattura contestata, indicando il numero e la data della stessa, così come l’importo addebitato e la descrizione del servizio o prodotto oggetto della fatturazione. Bisogna spiegare in modo chiaro e dettagliato i motivi per cui la fattura viene ritenuta non dovuta. Questi motivi possono riguardare, ad esempio, la mancata esecuzione del servizio, la consegna incompleta o difforme di un prodotto, la presenza di errori nei calcoli o nei dati riportati, oppure la totale assenza di un rapporto commerciale che giustifichi l’emissione della fattura stessa.
È fondamentale precisare se si è già provveduto a segnalare verbalmente o attraverso altri canali la questione e allegare eventuali documenti utili a supportare la propria posizione, come contratti, ordini, ricevute, corrispondenza pregressa o qualsiasi altro elemento che possa dimostrare l’infondatezza della fatturazione. Nella lettera si deve manifestare la ferma volontà di non procedere al pagamento della somma richiesta fino a quando la situazione non sarà chiarita e si può richiedere esplicitamente l’annullamento o la rettifica della fattura.
Infine, è opportuno specificare una richiesta di riscontro scritto entro un termine ragionevole, in modo da favorire una pronta soluzione della controversia. La lettera si conclude con la data, la firma del mittente e, se possibile, una formula di cortesia. L’invio deve essere effettuato tramite un mezzo che consenta di avere una prova di avvenuta ricezione, come raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata, per tutelarsi in caso di eventuali sviluppi futuri.
Esempi lettera contestazione fattura non dovuta
Modello generico di lettera contestazione fattura non dovuta
Oggetto: Contestazione fattura n. [numero fattura] del [data] – Importo non dovuto
Spett.le [Nome Azienda],
con la presente sono a contestare la fattura in oggetto, ricevuta in data [data ricezione], per un importo di € [importo], in quanto non dovuta.
Dopo accurata verifica, non risultano prestazioni/forniture da parte vostra che giustifichino l’emissione della suddetta fattura.
Vi invito pertanto a voler annullare la fattura e a confermare per iscritto l’avvenuta cancellazione dal vostro sistema amministrativo.
Restando in attesa di un vostro riscontro, porgo distinti saluti.
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]
—
Contestazione per fattura relativa a servizio mai richiesto
Oggetto: Contestazione fattura n. [numero fattura] per servizio non richiesto
Spett.le [Nome Azienda],
con riferimento alla fattura n. [numero fattura] del [data], desidero comunicarvi che la stessa risulta emessa per un servizio mai richiesto o autorizzato dal sottoscritto.
Vi invito pertanto a verificare la correttezza della vostra documentazione e ad annullare la fattura impropriamente emessa.
Resto in attesa di vostro cortese riscontro scritto e conferma dell’annullamento.
Cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]
—
Contestazione per doppia fatturazione
Oggetto: Contestazione fattura n. [numero fattura] – Doppia fatturazione
Spett.le [Nome Azienda],
con la presente segnalo che la fattura n. [numero fattura] del [data] risulta duplicata rispetto alla fattura n. [numero precedente] già regolarmente saldata in data [data pagamento].
Si richiede pertanto l’annullamento della presente fattura ed una conferma scritta dell’avvenuta rettifica.
In attesa di vostro gentile riscontro, porgo distinti saluti.
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]
—
Contestazione per fattura relativa a importo errato
Oggetto: Contestazione fattura n. [numero fattura] – Importo non conforme
Spett.le [Nome Azienda],
in riferimento alla fattura n. [numero fattura] del [data], segnalo che l’importo richiesto non corrisponde a quanto pattuito/effettivamente dovuto.
Vi invito pertanto a verificare quanto sopra e a emettere una nota di credito relativa alla differenza non dovuta, procedendo alla correzione della fatturazione.
Resto in attesa di un vostro sollecito riscontro.
Cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]
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Contestazione per fattura relativa a prestazione non eseguita
Oggetto: Contestazione fattura n. [numero fattura] – Prestazione non eseguita
Spett.le [Nome Azienda],
con la presente contesto la fattura n. [numero fattura] del [data], relativa a prestazioni che non risultano essere state eseguite.
Vi chiedo di voler verificare la situazione e di procedere all’annullamento della fattura, trasmettendo conferma scritta dell’avvenuta cancellazione.
Ringraziando per l’attenzione, resto in attesa di un vostro cortese riscontro.
Distinti saluti.
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]