Ti è mai capitato di dover fissare un incontro e restare bloccato davanti allo schermo, chiedendoti: “Come lo scrivo per non sembrare invadente?”
Succede a tutti. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un colloquio di lavoro, di un appuntamento con un cliente o di una riunione con un professionista, trovare le parole giuste per chiedere la disponibilità è un’arte… ma anche una questione di metodo.
Perché il modo in cui chiedi conta più di quanto pensi
Non si tratta solo di chiedere un appuntamento. Il come può fare la differenza tra ricevere una risposta rapida e un silenzio che si protrae per giorni.
Quando scrivi o parli per fissare un incontro, stai già comunicando molto di più: il tuo livello di professionalità, il rispetto per il tempo altrui e persino la tua capacità di organizzazione.
Quante volte ti è arrivata una richiesta confusa, senza orari, senza luogo, senza un motivo chiaro? Ti viene voglia di rispondere? Probabilmente no.
Ecco perché serve un approccio chiaro, gentile e concreto.
Conoscere il contesto: la base per una richiesta efficace
Prima di chiedere la disponibilità a qualcuno, fermati un attimo e pensa: qual è la natura del rapporto?
Se stai contattando un cliente che già conosci, potrai usare un tono più diretto. Se invece è la prima volta che ti rivolgi a quella persona, sarà meglio mantenere una forma più formale.
Anche il canale conta.
- Un messaggio WhatsApp può andare bene con un collega o un collaboratore abituale.
- Una mail è preferibile con contatti professionali o istituzionali.
- Una telefonata può essere la scelta giusta quando serve velocità o quando il tema è delicato.
Sapere chi hai davanti e qual è il mezzo giusto è il primo passo per evitare errori.
Sii chiaro fin da subito
La chiarezza è amica della risposta rapida.
Nella tua richiesta, specifica tre elementi fondamentali:
- Il motivo dell’incontro: basta una frase, ma deve esserci.
- Le possibili date e orari: meglio offrire più opzioni per facilitare la scelta.
- Il luogo o la modalità: in presenza, videochiamata, ufficio, bar.
Ad esempio, invece di scrivere:
“Possiamo vederci per parlare?”
puoi dire:
“Vorrei incontrarti per discutere del preventivo. Ti andrebbe martedì pomeriggio o giovedì mattina, in ufficio o via Zoom?”
Vedi la differenza? Nel secondo caso non lasci l’altro nel buio.
L’arte di non sembrare pressanti
C’è una sottile linea tra essere chiari ed essere invadenti.
Per non oltrepassarla, usa un linguaggio che lasci spazio all’altro. Espressioni come “Ti andrebbe…?”, “Quando ti sarebbe comodo…?” o “Quale data preferisci…?” trasmettono rispetto per i suoi impegni.
Un piccolo trucco: evita di dare l’impressione che l’incontro sia un obbligo. Anche se è importante, la persona sarà più propensa a risponderti positivamente se percepisce che ha libertà di scelta.
Adattare il tono in base alla relazione
Se parli con un amico o un collega stretto, puoi permetterti uno stile più informale, magari con una battuta o un riferimento personale.
Se invece il destinatario è un professionista o un cliente che conosci poco, meglio restare sul formale e diretto.
Esempio informale:
“Ciao Marco, che ne dici se ci vediamo la prossima settimana per il progetto? Io libero martedì e giovedì pomeriggio.”
Esempio formale:
“Gentile Dott. Rossi, le scrivo per concordare un incontro sul progetto X. Avrei disponibilità martedì 15 o giovedì 17 nel pomeriggio, in sede o da remoto.”
Entrambi efficaci, ma ciascuno nel contesto giusto.
Offrire alternative: il segreto per fissare velocemente
Molte richieste di incontro vanno a vuoto perché la risposta si perde in un ping-pong infinito di “Quando sei libero?”.
Per evitarlo, offri almeno due opzioni di data e orario. Così aumenti le probabilità che una vada bene.
Puoi anche indicare una fascia (“la prossima settimana, tra martedì e giovedì”) se vuoi lasciare più libertà.
E se proprio vuoi accelerare, aggiungi: “Se nessuna di queste date va bene, fammi sapere la tua disponibilità.”
Il tempismo: quando inviare la richiesta
Sembra un dettaglio, ma non lo è.
Scrivere alle 23:30 di sabato può non essere la mossa migliore, a meno che non sia urgente e la persona sia già abituata a comunicare con te fuori orario.
Se vuoi massimizzare le probabilità di risposta, punta a:
- Mattina (tra le 9 e le 11), quando molti leggono le mail e i messaggi
- Inizio settimana, se l’incontro è a breve
- Almeno qualche giorno di preavviso, per permettere all’altro di organizzarsi
Come gestire chi non risponde
Capita: mandi la richiesta e… silenzio.
In questi casi, non disperare e soprattutto non diventare insistente. Dopo 2-3 giorni lavorativi, puoi inviare un gentile promemoria.
Ad esempio:
“Ciao Laura, ti scrivo solo per sapere se hai avuto modo di vedere la mia proposta di incontro per la prossima settimana.”
Questo mostra attenzione, ma senza tono accusatorio.
Evitare gli errori più comuni
Nella mia esperienza, i principali sbagli quando si chiede disponibilità per un incontro sono:
- Non dire il motivo dell’incontro
- Proporre una sola data rigida
- Usare un linguaggio troppo vago
- Essere troppo insistenti dopo poche ore
- Dimenticare di indicare il canale (in presenza o online)
Correggere anche solo uno di questi punti può migliorare drasticamente le risposte che ricevi.
Un esempio completo di richiesta ben fatta
Mettiamo insieme tutto:
“Buongiorno Dott. Bianchi, vorrei incontrarla per definire i dettagli del contratto. Avrei disponibilità martedì 12 nel pomeriggio o giovedì 14 in mattinata, sia presso il nostro ufficio che in videoconferenza. Mi faccia sapere se una di queste date è compatibile con la sua agenda, o se preferisce propormi un’alternativa. Grazie e buona giornata.”
Breve, chiaro, cortese. Ed evita il rischio di finire in un giro infinito di messaggi.
Conclusioni
Chiedere la disponibilità per un incontro non è solo organizzazione: è anche un gesto di considerazione verso il tempo e gli impegni dell’altro.
Quando la tua richiesta è chiara, rispettosa e flessibile, aumenti le probabilità di fissare l’incontro senza fatica e senza fraintendimenti.
Se vuoi, posso prepararti anche una serie di modelli pronti per chiedere disponibilità via mail, messaggio o telefono, così avrai sempre la frase giusta da usare senza pensarci troppo.