È una comunicazione formale redatta da un condomino per contestare il contenuto del verbale di un’assemblea condominiale: serve a mettere per iscritto le obiezioni su fatti, decisioni o omissioni riportate nel verbale, chiedendo la rettifica, l’integrazione o comunque la presa d’atto dell’errore da parte dell’amministratore e dell’assemblea. La lettera ha valore probatorio e tutela il diritto del mittente, poiché costituisce documento utile sia per ottenere la correzione immediata sia per conservare una traccia formale in vista di eventuali azioni successive, amministrative o giudiziarie; per essere efficace va indicata con chiarezza l’assemblea cui si riferisce, i punti contestati e le richieste concrete.
Come scrivere una lettera contestazione verbale assemblea condominiale
La lettera deve iniziare identificando con precisione il mittente e il destinatario: nome e cognome del condomino che contesta, eventualmente qualifica (proprietario, usufruttuario, condomino inquilino delegato), l’indirizzo dell’unità immobiliare nel condominio, codice fiscale, recapiti telefonici e soprattutto l’indirizzo PEC o e‑mail cui si richiede la risposta; come destinatario va indicato l’amministratore del condominio e, se del caso, il presidente dell’assemblea che ha svolto la riunione oggetto di contestazione. Occorre indicare la data di redazione della lettera.
Devono essere richiamati con precisione gli elementi identificativi dell’assemblea contestata: data, ora di inizio e di chiusura, luogo della riunione, ordine del giorno posto in discussione e l’eventuale numero di condomini presenti o le deleghe rilasciate (se noti), nonché il riferimento al verbale redatto (data del verbale, chi lo ha redatto e, se disponibile, copia del verbale allegata alla contestazione). Va specificato fin da subito che la contestazione riguarda le dichiarazioni verbali rese in assemblea e/o l’omessa o inesatta trascrizione nel verbale.
La parte centrale della lettera deve descrivere in modo puntuale e cronologico i fatti che si contestano: riportare testualmente, per quanto possibile, le frasi o le espressioni ritenute inesatte, offensive, diffamatorie o non conformi ai contenuti della discussione, indicando chi le ha pronunciate e in quale momento dell’assemblea sono state proferite. Se non si ricorda la formulazione esatta, è utile indicare la sostanza della dichiarazione, il contesto in cui è stata resa e le reazioni presenti (ad esempio richieste di rettifica, interventi, opposizioni). Va segnalato se in assemblea si è richiesto che la propria posizione fosse verbalizzata e se la richiesta è stata accolta o respinta, con indicazione delle modalità in cui è avvenuto il fatto contestato (ad esempio omissione nel verbale, travisamento delle parole, inserimento di affermazioni non corrispondenti alla realtà).
Sono necessari motivi concreti della contestazione: spiegare perché le parole o la trascrizione sono errate o lesive, richiamando i fatti documentali che smentiscono quanto affermato o le ragioni procedurali per cui il verbale dovrebbe essere integrato o corretto (ad esempio contraddizione con documenti già prodotti all’assemblea, violazione delle norme che regolano la verbalizzazione, mancata trascrizione delle osservazioni presentate). Se si ritengono violate norme sulla privacy o possibili profili diffamatori, va indicato chiaramente il motivo giuridico che si ritiene configurabile, senza però formulare accuse gratuite: limitarsi ai fatti e alle evidenze.
La lettera deve contenere una richiesta esplicita e formulata con precisione su cosa si pretende che venga fatto: domanda di integrazione o rettifica del verbale, richiesta che venga trascritta testualmente la propria dichiarazione o che la presente contestazione venga allegata al verbale, richiesta di copia aggiornata del verbale corretto o di nuova verbalizzazione. È opportuno proporre, se si vuole agevolare l’adempimento, una formulazione testuale precisa della dichiarazione che si chiede venga inserita nel verbale. Va indicato un termine perentorio entro il quale si richiede risposta o rettifica (ad esempio una o due settimane, specificando la data ultima), e la modalità con cui si desidera ricevere il riscontro (PEC, raccomandata A/R, consegna a mano con ricevuta).
Occorre elencare e allegare le prove a sostegno della contestazione: copia del verbale contestato, eventuali documenti, corrispondenza, registrazioni audio/video (previa verifica della liceità della registrazione), dichiarazioni di testimoni con nominativi e contatti, e ogni elemento che dimostri l’inesattezza o la lesività delle parole riportate. Nella lettera deve essere dichiarato se si è in possesso di tali elementi e che si è pronti a produrli o a depositarli, specificando eventualmente la disponibilità a incontrarsi per chiarimenti. È utile inoltre precisare che, in mancanza di un tempestivo e positivo riscontro, ci si riserva ogni ulteriore tutela, ivi compresa l’impugnazione del verbale e l’azione giudiziale o richiesta di risarcimento, senza minacciare in modo generico ma segnalando la possibilità di intraprendere le azioni necessarie a tutela dei propri diritti.
Per completezza formale la lettera deve riportare luogo e data, la firma autografa del mittente (o firma elettronica se inviata in modalità digitale), l’indicazione dei recapiti per le comunicazioni e l’elenco degli allegati inviati insieme alla contestazione. È buona prassi inviare la contestazione tramite PEC o raccomandata A/R per avere prova della ricezione, e chiedere espressamente l’avvenuta annotazione della contestazione o l’allegazione della stessa al verbale assembleare.
Esempi lettera contestazione verbale assemblea condominiale
Modello 1 — Lettera generica di contestazione del verbale di assemblea condominiale
Oggetto: Contestazione del verbale dell’assemblea condominiale del [data]
Alla cortese attenzione dell’Amministratore del Condominio [nome condominio]
e, per conoscenza, del Presidente dell’assemblea
Il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], proprietario/a dell’unità immobiliare n. [numero] sita in [indirizzo], con la presente
espone quanto segue:
– in data [data] si è tenuta l’assemblea condominiale di cui trattasi e in data [data di ricezione] ho preso visione del verbale redatto;
– rilevo che il verbale riporta in modo errato/incompleto i fatti esposti e le mie dichiarazioni in merito a [breve indicazione dell’oggetto contestato];
pertanto
– chiedo formalmente che il verbale venga rettificato entro e non oltre [termine ragionevole, es. 10 giorni] e che venga inserito in calce la seguente precisazione: “[testo della precisazione o dichiarazione che si intende inserire]”;
si riserva ogni ulteriore azione a tutela dei propri diritti, ivi compresa l’impugnazione delle deliberazioni ritenute illegittime ai sensi della normativa vigente.
In attesa di cortese riscontro, porgo distinti saluti.
[Luogo], [data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Recapiti: telefono, email, indirizzo]
Modello 2 — Contestazione per trascrizione errata delle dichiarazioni personali
Oggetto: Richiesta di rettifica del verbale assembleare relativo alle mie dichiarazioni del [data]
Alla cortese attenzione dell’Amministratore del Condominio [nome condominio]
Il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], condomino/a dell’unità n. [numero], dichiara quanto segue:
– durante l’assemblea del [data] ho preso parola in riferimento al punto [X] dell’ordine del giorno e ho affermato testualmente: “[breve citazione o sintesi fedele]”;
– nel verbale consegnato in data [data] le mie parole sono invece riportate come: “[testo errato riportato nel verbale]”, ciò altera il senso delle mie affermazioni e può comportare conseguenze sulla validità delle decisioni assunte.
Pertanto chiedo la rettifica immediata del verbale con l’inserimento della corretta trascrizione delle mie dichiarazioni come sopra riportate, nonché la comunicazione dell’avvenuta modifica a tutti i condomini.
Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento e mi riservo ogni ulteriore azione.
Cordiali saluti.
[Luogo], [data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Recapiti]
Modello 3 — Contestazione per votazione e quorum non conformi
Oggetto: Contestazione del verbale per irregolarità nella formazione del quorum e nelle votazioni assembleari del [data]
Alla cortese attenzione dell’Amministratore del Condominio [nome condominio]
Il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], proprietario/a dell’unità n. [numero], comunica quanto segue:
– in occasione dell’assemblea del [data] il verbale riporta l’esito delle votazioni relative al punto [X] con la dicitura [risultato riportato];
– con la presente si contesta la correttezza della procedura di votazione e del conteggio dei voti, in quanto risultano contraddizioni tra il prospetto dei presenti, le deleghe valide e l’esito riportato nel verbale;
– tale irregolarità potrebbe incidere sulla legittimità della deliberazione adottata.
Si richiede pertanto:
1) la verifica e la comunicazione dettagliata delle presenze, delle deleghe e del conteggio dei voti relativi al punto in questione;
2) l’eventuale rettifica del verbale qualora emergano errori o omissioni;
3) l’adozione di misure correttive e la convocazione di nuova assemblea se necessario.
Con riserva di ogni azione a tutela dei propri diritti, si resta in attesa di riscontro scritto entro [termine, es. 10 giorni].
Distinti saluti.
[Luogo], [data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Recapiti]
Modello 4 — Contestazione per omissione del mio intervento e mancata registrazione del dissenso
Oggetto: Omissione dell’intervento e del voto di dissenso nel verbale assembleare del [data]
Alla cortese attenzione dell’Amministratore del Condominio [nome condominio]
Il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], condomino/a dell’unità n. [numero], con la presente segnala che:
– nel corso dell’assemblea del [data] ho espresso dissenso alla deliberazione sul punto [X] e ho motivato il mio voto con le seguenti ragioni: “[breve esposizione delle motivazioni]”;
– il verbale redatto non riporta né il mio intervento né il mio voto contrario, risultando pertanto incompleto e lesivo del mio diritto di opposizione e della possibilità di far valere la contestazione in sede opportuna.
Si chiede l’immediata integrazione del verbale con l’inserimento del testo del mio intervento e la registrazione del mio voto di dissenso, nonché conferma scritta dell’avvenuta integrazione.
Si riserva ogni ulteriore azione prevista dalla normativa vigente.
Cordiali saluti.
[Luogo], [data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Recapiti]
Modello 5 — Contestazione per contenuti offensivi o comportamenti inappropriati registrati nel verbale
Oggetto: Contestazione per contenuti del verbale relativi a comportamenti offensivi avvenuti durante l’assemblea del [data]
Alla cortese attenzione dell’Amministratore del Condominio [nome condominio]
Il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], proprietario/a dell’unità n. [numero], ai sensi del proprio diritto alla tutela della propria immagine e dignità,
comunica quanto segue:
– nel verbale relativo all’assemblea del [data] sono riportati comportamenti e dichiarazioni di [indicare soggetto/i] giudicati offensivi e lesivi della mia persona, nello specifico: “[breve descrizione delle frasi o comportamenti contestati]”;
– chiedo che il verbale venga rettificato eliminando qualsiasi espressione diffamatoria o inesatta a mio carico e che venga inserita una nota che attesti la mia formale contestazione di tali affermazioni;
– qualora il verbale sia stato già trasmesso a terzi, si richiede altresì l’invio di una comunicazione di rettifica ai destinatari interessati.
Resto in attesa di riscontro scritto urgente e mi riservo di procedere per la tutela dei miei diritti, incluse le vie legali.
Cordiali saluti.
[Luogo], [data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Recapiti]